Die Hochzeit soll der schönste Tage im Leben sein, den Braut und Bräutigam genießen sollten, ohne sich um lästige Fragen bezüglich des Ablaufs kümmern zu müssen. Damit dies auch wirklich so ist, kann ein Hochzeitsplaner Abhilfe schaffen.

Denn gut geplant ist halb gewonnen. Bei einer großen Hochzeit ist es sinnvoll und ratsam, eine zuverlässige Vertrauensperson beim Hochzeitsplaner mit einzubeziehen. Sie dient am Tag der Hochzeit als Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen, zum Beispiel die der Musiker, des Catering Services oder Veranstaltungspersonals, sowie die der Gäste. Wer über ein größeres Budget verfügt, kann statt einer Person aus dem Bekanntenkreis auch einen gewerblichen Hochzeitsplaner (Wedding Planner) beauftragen.

Um sinnvoll weiter planen zu können, sollte im ersten Schritt die Anzahl der Hochzeitsgäste festgelegt werden. Am besten gelingt dies, wenn das Brautpaar gemeinsam eine Liste mit allen Gästenamen anlegt. Sieht man dann ab, wie groß die Gesellschaft werden wird, kann man sich in Ruhe nach einem geeigneten Veranstaltungsort für die Hochzeitsfeier umhören.

Hilfreich ist es auch, den Pfarrer oder Standesbeamten vorab über die erwartete Gästezahl zu informieren, damit auch von offizieller Seite aus der geeignete Rahmen geschaffen werden kann. Zudem kann die Gästezahl dem Hochzeitsplaner übermittelt werden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Hochzeitsplanung ist die Wahl des Lokals oder der Location für die Hochzeitsfeier. Idealerweise sollte sie nicht allzu weit vom Ort der Trauung entfernt sein. Viele Hotels oder Restaurants verfügen über eine eigene Wegbeschreibung, die man an die Gäste schon im Vorfeld aushändigen kann. Zum Umfang des Hochzeitsplaners gehört es aber ebenso, das Rahmenprogramm für die Feierlichkeiten zu planen und zu organisieren.

Möchte man eine Band mit Live-Musik engagieren, oder vielleicht ein Alleinunterhalter für die Pausen zwischendurch, oder möchte man vielleicht ein Kinderprogramm anbieten? Ein Hochzeitsplaner sollte auch darauf hinweisen die rechtzeitige Auswahl der Ringe und der Kleidung für Braut und Bräutigam zu treffen.

Es muss sicher gestellt werden, dass alle benötigten Kleidungsstücke und Accessoires rechtzeitig verfügbar sind. Auch der Druck der Einladungs- und Dankeskarten ist ein wichtiger Bestandteil der Hochzeitsplanung und fällt in den Tätigkeitsbereich des Hochzeitsplaners.